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Statuts et règlements

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PRÉAMBULE 

La Société professionnelle des auteurs et des compositeurs du Québec a pour principale mission d’étudier, de promouvoir, de protéger et de développer de toute manière les intérêts économiques, sociaux et professionnels de ses membres.

La Société professionnelle des auteurs et des compositeurs du Québec s’acquitte de sa mission notamment par l’action collective, la formation professionnelle ou autres moyens, ce qui inclut la représentation des intérêts de ses membres auprès de différents paliers décisionnels de pouvoirs publics et de l’industrie, ainsi que la négociation, la conclusion et l’administration d’accords-cadres et d’ententes collectives.

La Société professionnelle des auteurs et des compositeurs du Québec souscrit à la Déclaration universelle des droits de la personne, aux idéaux exprimés dans les chartes québécoise et canadienne des droits et libertés de la personne et appuie les principes de la convention de l’UNESCO sur la diversité des expressions culturelles.

La Société professionnelle des auteurs et des compositeurs du Québec est autonome et indépendante.

Ce préambule fait partie intégrante des règlements de la Société professionnelle des auteurs et des compositeurs du Québec.

 

1— DÉFINITIONS

Parolier ou compositeur de chansons Personne qui crée en tout ou en partie des paroles ou des musiques destinées à la chanson ou des œuvres instrumentales.
Parolier ou compositeur d’œuvres de commande Personne qui crée en tout ou en partie des paroles ou des musiques qui lui ont été commandées par une tierce partie et qui sont destinées à être synchronisées avec une production audiovisuelle ou une représentation scénique, tels un spectacle ou une pièce de théâtre.
Loi sur le droit d’auteur La Loi apparaissant à (L.R.C. [1985], ch. C-42) , telle que modifiée de temps à autre.
Loi sur la citoyenneté La Loi apparaissant à (L.R.C. [1985], ch. C-29) , telle que modifiée de temps à autre.
Majorité absolue Composée de la moitié plus un.
Majorité simple Le plus grand nombre de voix exprimées en ne comptant ni les abstentions ni les votes annulés.
Membre Toute personne admise à la Société professionnelle des auteurs et des compositeurs du Québec en vertu des présents règlements.
Membre ayant droit de vote Membre sociétaire ayant dûment payé sa cotisation annuelle et le membre du conseil des sages qui répond aux exigences fixées aux articles 5.3 et 5.5.
Œuvre musicale Une œuvre musicale au sens de la Loi sur le droit d’auteur, c’est-à-dire toute œuvre ou toute composition musicale.
Société La Société professionnelle des auteurs et des compositeurs du Québec.

 

2— DÉNOMINATION

La Société professionnelle des auteurs et des compositeurs du Québec a été fondée et constituée en association personnifiée, sans but lucratif, selon la partie III de la Loi sur les compagnies du Québec (L.R.Q., c. C-38) le 26 mai 1981 sous la dénomination sociale de Société professionnelle des auteurs et des compositeurs du Québec.

L’abréviation SPACQ employée seule désigne aussi la présente association.

 

3— LE SIÈGE SOCIAL

Le siège social de la Société est situé dans la ville de Montréal à tel endroit que le Conseil d’administration détermine de temps à autre.

Le Conseil d’administration peut également établir un bureau d’affaires à tout autre endroit qu’il juge à propos.

 

4— LE SCEAU

La Société peut posséder un sceau. Toutefois, l’apposition du sceau n’est pas requise à la validité des actes de l’association.

 

5— LES MEMBRES

5.1 –SECTEURS D’ACTIVITÉS

La Société comprend des membres honoraires, sociétaires, stagiaires ou désignés comme faisant partie du Conseil des sages.

Les membres se répartissent en deux secteurs d’activités, soit :

a) les paroliers ou compositeurs d’œuvres de commande ;

b) les paroliers ou compositeurs de chansons, ainsi que les compositeurs d'œuvres instrumentales.

Le membre doit s’inscrire dans l’une ou l’autre de ces deux secteurs d’activités, soit celui correspondant à son activité principale. Cette inscription détermine le secteur d’activités dont il fait partie en vue d’une éventuelle candidature à un poste d’administrateur au conseil de la Société. Lors du renouvellement de son adhésion, et uniquement à ce moment, le membre pourra opter pour un secteur d’activités.

5.2 – ADMISSION

Pour devenir membre de la Société, le parolier ou compositeur de chansons ou d'œuvres instrumentales et le parolier ou compositeur d’œuvres de commande doit :

a) être citoyen canadien au sens de la Loi sur la citoyenneté (L.R.C., [1985], ch. C-29) ;

b) s’engager à respecter les statuts et règlements de la Société, les objets de la Société définis dans sa charte constitutive et le code d’éthique de la Société ;

c) remplir les autres conditions d’admissibilité prévues aux présents statuts et règlements qui peuvent être amendées par résolution du Conseil d’administration et approuvée par l’assemblée générale des membres.

5.3 – MEMBRE SOCIÉTAIRE

L’auteur ou le compositeur est admissible comme membre sociétaire s’il satisfait à l’une des quatre (4) exigences suivantes :

a) il est l’auteur des paroles ou le compositeur de la musique d’au moins cinq (5) œuvres musicales identifiables par un relevé de la SOCAN ou de la SODRAC ;

b) il est l’auteur des paroles ou le compositeur de la musique d’au moins cinq (5) œuvres musicales publiées par une personne faisant affaire comme éditeur de musique ;

c) il est l’auteur des paroles ou le compositeur de la musique d’au moins cinq (5) œuvres musicales enregistrées et exploitées commercialement ;

d) il est l’auteur des paroles ou le compositeur de la musique d’au moins cinq (5) œuvres musicales qui ont fait l’objet d’une exécution publique.

5.4 – MEMBRE STAGIAIRE

L’auteur ou le compositeur qui ne répond pas aux conditions fixées afin de devenir membre sociétaire est admissible comme membre stagiaire.

Le statut de membre stagiaire est réservé exclusivement à ceux qui ne satisfont pas aux conditions d’admissibilité établies à l’article 5.3 afin de devenir membre sociétaire.

5.5 – CONSEIL DES SAGES

Les auteurs et compositeurs suivants sont admissibles comme membre du Conseil des sages :

a) Les membres fondateurs de la Société ;

b) Les membres qui ont servi la société de façon exceptionnelle, en ayant occupé la fonction d’administrateur au sein du Conseil d’administration pour une période d’au moins quinze (15) ans.

Les membres du Conseil des sages sont invités à participer au Conseil d’administration, mais ne peuvent bénéficier des jetons payables aux administrateurs.

Les membres fondateurs ne paient plus de cotisation annuelle et ont droit de vote s’ils sont présents au Conseil d’administration. Les membres exceptionnels ne paient plus leur cotisation annuelle, mais n’ont pas droit de vote. Ils ne siègent qu’à titre consultatif.

Même s’ils font partie du Conseil des sages, ces membres ont aussi la possibilité de participer aux élections et ainsi bénéficier de tous les avantages des administrateurs élus.

5.6 – MEMBRES HONORAIRES

Le Conseil d’administration peut désigner des membres honoraires pour leur apport exceptionnel au soutien de la cause des auteurs et des compositeurs de musique.

Ces membres ainsi nommés ne paient pas de cotisation et n’ont pas droit de vote, à moins qu’ils soient membres en règle de la SPACQ.

5.7 – DEMANDE D’ADMISSION

La personne qui désire adhérer à la Société doit présenter une demande d’admission, accompagnée du paiement de la cotisation annuelle déterminée par le Conseil d’administration et approuvée par l’assemblée générale. Elle est admise par la direction générale de la Société qui en fait rapport régulièrement au Conseil d’administration.

5.8 – ATTESTATION

L’adhésion est considérée « en règle » lorsqu’elle est à jour dans le paiement de la cotisation annuelle ou des autres sommes déterminées par le Conseil d’administration et approuvées par l’assemblée générale.

5.9 – SUSPENSION ET EXPULSION

Le Conseil d’administration peut suspendre ou expulser définitivement tout membre qui enfreint quelque disposition des statuts et règlements de la Société, ou dont la conduite ou les activités sont incompatibles avec la mission de la Société ou son éthique professionnelle.

Avant de procéder à la suspension ou à l’expulsion d’un membre, le Conseil d’administration doit le convoquer, par avis, envoyé à la dernière adresse connue. Cet avis doit indiquer les motifs de la suspension ou de l’expulsion, ainsi que le droit de l’intéressé à être entendu avant qu’une telle mesure ne devienne définitive.

5.10 – RÉSILIATION

Toute personne en défaut de paiement de sa cotisation annuelle cesse d’être membre de la Société, et ce jusqu’au paiement du renouvellement.

 

6— L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

6.1 – COMPOSITION

L’assemblée générale est composée de tous les membres en règle de la Société, tous secteurs d’activités confondus.

Le membre stagiaire a droit d’assister aux assemblées générales, mais n’a pas droit de vote.

6.2 – POUVOIRS

L’assemblée générale est l’instance souveraine de la Société. Elle a notamment les pouvoirs suivants :

  • a) définir la politique générale et les orientations de la Société ;
  •  
  • b) élire les membres du Conseil d’administration ;
  •  
  • c) étudier, puis approuver ou rejeter toutes les questions d’ordre général intéressant la Société, y compris les états financiers ;
  •  
  • d) accepter ou rejeter tout projet d’entente collective ou accord-cadre intervenus entre la Société et un producteur, un diffuseur, une association de producteurs ou autres, sous réserve de l’article 6.11 ;
  •  
  • e) faire, proposer, approuver, modifier ou rejeter tous règlements et lettres patentes de la Société ;
  •  
  • f) approuver les changements aux conditions d’admissibilité des membres ;
  •  
  • g) fixer le montant des cotisations ;
  •  
  • h) nommer les vérificateurs comptables de la Société ;
  •  
  • i) prendre toutes autres décisions nécessaires au bon fonctionnement de la Société.

6.3 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE

Il se tient au moins une assemblée générale ordinaire par année civile, et ce, dans un délai de quatre (4) mois suivant la fin de l’année financière. L’assemblée générale ordinaire se tient à la date et à l’endroit déterminés par le Conseil d’administration.

6.4 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE

Peuvent requérir la tenue d’une assemblée générale spéciale l’un des groupes suivants :

  • • la présidence et le secrétariat du Conseil d’administration ;
  • • au moins trois membres du Conseil d’administration ;
  • • au moins 10 % des membres ayant droit de vote.

Les requérants doivent demander la tenue d’une assemblée générale spéciale en déposant une requête écrite et signée qui spécifie le but et l’objet d’une telle assemblée et qui est livrée au siège social de la Société.

L’assemblée générale spéciale n’a qu’un seul objet.

La personne au secrétariat est tenue de convoquer l’assemblée générale spéciale dans les dix (10) jours ouvrables suivant la réception de la requête et d’indiquer le nom des requérants. À défaut, l’assemblée peut être convoquée par les requérants dans les dix (10) jours ouvrables suivant l’expiration du délai accordé à la personne au secrétariat.

L’assemblée générale spéciale se tient au siège social de la Société ou à tout autre endroit fixé par le Conseil d’administration. Ce lieu doit être mentionné dans l’avis de convocation.

Sauf disposition expresse, les dispositions du présent règlement relatives à l’assemblée générale ordinaire s’appliquent également à l’assemblée générale spéciale.

6.5 – CONVOCATION

Une assemblée générale ordinaire ou une assemblée générale spéciale est convoquée par le secrétariat au moyen d’un avis écrit envoyé électroniquement à chaque membre en règle, à la plus récente adresse figurant aux registres de la Société. Cet avis doit indiquer la date, l’heure, l’endroit et l’ordre du jour de l’assemblée.

6.6 – DÉFAUT D’AVIS

L’omission involontaire et de bonne foi de faire parvenir l’avis de convocation à un ou à quelques membres en règle de la Société n’a pas pour effet de rendre nulles les résolutions adoptées lors d’une assemblée, pourvu que ladite omission n’affecte pas plus de 10 % des membres en règle de la Société.

6.7 – DÉLAI DE CONVOCATION

Le délai entre l’envoi de l’avis de convocation et la tenue de l’assemblée générale est d’au moins dix (10) jours ouvrables.

6.8 – RENONCIATION À L’AVIS

Un membre en règle peut toujours renoncer à l’avis de convocation de toute assemblée générale, même d’une assemblée générale spéciale.

Également, la présence d’un membre à une assemblée générale couvre le défaut d’avis quant à ce membre.

6.9 – LE QUORUM

Le quorum de l’assemblée générale annuelle ou de l’assemblée générale spéciale est constitué des membres présents.

Toute assemblée des membres peut être ajournée par le vote de la majorité simple des membres présents et aucun avis de cet ajournement ne sera nécessaire. Toute affaire pendante pourra être traitée à l’assemblée générale suivante.

6.10 – PROCÉDURE D’ASSEMBLÉE

Sous réserve du présent Règlement et de la loi, le Conseil d’administration peut adopter toute règle de procédure concernant les assemblées générales.

En l’absence de règles de procédure sur un point donné, le Code de procédure Morin s’applique aux assemblées générales (MORIN, Victor, Procédure des assemblées délibérantes, Beauchemin, Montréal, 1994) .

6.11 – LE VOTE

Seuls les membres sociétaires en règle et les membres du Conseil des sages répondant aux conditions d’admissibilité des articles 5.3 et 5.5 ont droit de vote à l’assemblée générale, chaque membre ayant droit à un seul vote. Les votes par procuration sont permis. Pour s’en prévaloir, le membre doit en aviser la direction générale au plus tard vingt-quatre (24)  heures avant la tenue de l’assemblée et agir selon les procédures établies.

Le vote en assemblée générale se tient à main levée, à moins qu’au moins cinq (5) membres ayant droit de vote ne demandent la tenue d’un scrutin secret.

Tous règlements ou résolutions ne prendront effet que s’ils ont été adoptés à la majorité simple des voix exprimées par les membres présents et ayant droit de vote.

Seuls les membres ayant droit de vote et qui sont visés par le projet d’entente collective d’un secteur peuvent participer au scrutin secret s’ils ont créé, dans les cinq (5) années précédentes, une œuvre musicale commandée par un producteur dans le secteur en question.

6.12 – PRÉSIDENCE

L’assemblée générale est présidée par la personne à la présidence du Conseil d’administration ou par toute autre personne désignée. En son absence (ou, à défaut par le conseil d’avoir désigné une personne à la présidence) , les membres sociétaires présents et ayant droit de vote procèdent à l’élection d’une présidence de l’assemblée.

 

7— CONSEIL D’ADMINISTRATION

7.1 – COMPOSITION

Les affaires de la Société sont administrées par un Conseil d’administration composé de neuf (9) membres.

Les neuf (9) sièges du conseil se répartissent comme suit :

a) au moins deux (2) sièges sont attribués au secteur d’activités « paroliers ou compositeurs de chansons ou d'œuvres instrumentales » ;

b) au moins deux (2) sièges sont attribués au secteur d’activités « paroliers ou compositeurs d’œuvres de commande » ;

c) quatre (4) sièges sont attribués à l’un ou l’autre des secteurs d’activités mentionnés ci-haut ;

d) un (1) siège est attribué à un membre sociétaire en règle ou à un membre honoraire qui répond aux conditions d’admissibilité de l’article 5.3 représentant les auteurs et compositeurs des communautés de la francophonie canadienne ;

e) En ajout aux membres sociétaires composant le Conseil d’administration, les membres du Conseil des sages y siègent à leur gré, mais seuls les membres fondateurs ont droit de vote.

Dans le cas où le nombre de candidats ne permet pas de composer le Conseil d’administration de cette manière, une répartition différente peut être acceptée et n’entache pas la légalité des actes accomplis par ce dernier.

Seuls les membres sociétaires en règle et les membres du Conseil des sages qui répondent aux conditions d’admissibilité des articles 5.3 et 5.5 sont admissibles au Conseil d’administration.

Le candidat au titre de représentant des auteurs et compositeurs des communautés de la francophonie canadiennepeut provenir de l’une ou l’autre des secteurs d’activités. Par ailleurs, seul est admissible le membre sociétaire en règle ou le membre honoraire qui répond aux conditions d’admissibilité de l’article 5.3 dont la candidature est appuyée par l’ANIM. Cet appui sera écrit et présenté au scrutateur au moins trente (30) jours avant la tenue de l’assemblée où doit avoir lieu l’élection.

7.2 – DURÉE DES MANDATS

Les membres du Conseil d’administration sont élus au cours d’une assemblée générale pour une période de deux (2) ans. Le membre sortant est admissible à nouveau, et il n’y a pas de restriction au nombre de mandats consécutifs des administrateurs de la Société.

Le membre du Conseil d’administration entre en fonction à la clôture de l’assemblée générale au cours de laquelle il a été élu. Il demeure en fonction deux (2) ans, ou jusqu’à ce que son successeur ait été élu.

7.3 – PROCÉDURE D’ÉLECTION

Le Conseil d’administration nomme un scrutateur et détermine ses fonctions. Il peut aussi retenir les services d’une firme externe pour agir à ce titre.

Il n’y a pas de vote sur place lors de l’assemblée, seuls les votes électroniques reçus avant l’heure du début de l’assemblée seront comptabilisés.

Le scrutateur envoie un formulaire de demande de mise en candidature électroniquement à tous les membres ayant droit de vote au moins soixante (60) jours civils avant la tenue de l’assemblée au cours de laquelle doit avoir lieu l’élection.

Le formulaire de demande de mise en candidature doit être signé par le candidat et retourné avant la date de clôture indiquée sur celui-ci, qui sera d’au moins trente (30) jours civils avant la tenue l’assemblée au cours de laquelle doit avoir lieu l’élection.

Le scrutateur dresse une liste finale des candidats admissibles et, conformément à cette liste, il prépare un bulletin de vote identifiant les candidats selon leur secteur d’activités. Le bulletin de vote de même que les instructions pour le retour dudit bulletin de vote sont envoyés électroniquement à tous les membres ayant droit de vote au moins vingt (20) jours civils avant la tenue de l’assemblée au cours de laquelle doit avoir lieu l’élection.

Dans l’un ou l’autre des secteurs d’activités, si le nombre de candidats ne dépasse pas le nombre d’administrateurs à élire, le scrutateur n’envoie pas de bulletin de vote pour cette ou ces secteurs. Les candidats seront élus par acclamation lors de l’assemblée au cours de laquelle doit avoir lieu l’élection.

Les membres ayant droit de vote votent pour neuf (9) candidats, soit un minimum de deux (2) candidats dans le secteur d’activités « paroliers ou compositeurs de chansons », un minimum de deux (2) candidats dans le secteur d’activités « paroliers ou compositeurs d’œuvres de commande », quatre (4) auteurs ou compositeurs provenant d’un ou l’autre des secteurs d’activités et un (1) candidat qui représente les auteurs et compositeurs des communautés de la francophonie canadienne.

Le scrutateur compile les bulletins de vote électroniques et procède au dépouillement du scrutin. Sont élus les candidats ayant obtenu le plus de votes dans leur secteur d’activités respectif.

Lors de l’assemblée, le scrutateur dévoile les noms des administrateurs élus.

7.4 – ABSENCES

Tout administrateur qui aura été absent à plus de 50 % des réunions du Conseil d’administration au cours de toute période de douze (12) mois sera présumé avoir démissionné de sa charge, sauf si le Conseil d’administration en décide autrement.

7.5 – VACANCES

Toute vacance au Conseil d’administration peut être comblée par une résolution des membres toujours en fonction, et ce, pour la balance du terme pour lequel l’administrateur avait été élu. Ce nouvel administrateur ne peut, pour le reste de ce terme, être élu officier.

Dans le cas d’une vacance d’un officier, le Conseil d’administration le remplace par un membre déjà élu pour le reste du mandat.

7.6 – FIN DU MANDAT

Si un membre du Conseil d’administration désire démissionner de ses fonctions, il doit le signifier par écrit la présidence du Conseil d’administration. Son poste deviendra vacant dès que le Conseil d’administration en aura pris acte.

7.7 – COMPENSATIONS

Seuls les membres élus du Conseil d’administration ou les membres fondateurs peuvent être rémunérés pour agir à ce titre. Cette rémunération est fixée selon les politiques et procédures établies par le Conseil d’administration.

Les dépenses raisonnablement encourues par les administrateurs dans l’exercice de leurs fonctions leur sont remboursées conformément aux politiques et procédures établies par le Conseil d’administration.

7.8 – DATES ET LIEUX DES RÉUNIONS

Les réunions du Conseil d’administration se tiennent aux dates et endroits désignés par la présidence ou par tout autre dirigeant ou membre du Conseil d’administration à qui la présidence en a confié le mandat.

7.9 – AVIS DE CONVOCATION

Toute réunion du Conseil d’administration doit être convoquée par écrit. Le délai de convocation est d’au moins dix (10) jours ouvrables ; en cas d’urgence cependant, ce délai peut être ramené à quarante-huit (48) heures.

7.10 – QUORUM

Le quorum d’une réunion du Conseil d’administration est formé par la majorité des membres élus en exercice. De plus, au moins un membre du comité exécutif doit être présent pour que le quorum soit atteint. Le membre présent par voie téléphonique ou électronique contribue au quorum.

En cas de vacance au sein du conseil, le point de quorum est modulé en conséquence.

7.11 – VOTE

Toutes les questions soumises sont décidées à la majorité simple des voix exprimées à main levée. À la demande d’un membre, le vote sera effectué par scrutin secret. Tout vote effectué par voie électronique est admissible et valide.

7.12 – POUVOIRS

Le Conseil d’administration a plein pouvoir et autorité pour faire toutes choses concernant le contrôle et la gestion des affaires de la Société. Il peut, lorsqu’il le juge nécessaire, former des comités composés de ses propres membres ou de membres en règle qui se rapportent à lui pour des mandats spécifiques qui leur sont confiés, tel l’éthique, la gouvernance et les communications. D’office, la personne à la présidence est membre de ces comités.

 

8— LES OFFICIERS

8.1 – LA PRÉSIDENCE

Le membre élu à la présidence de la Société exerce les pouvoirs et fonctions suivantes :

a) il dirige le Conseil d’administration ;

b) il est le principal porte-parole de la Société ;

c) il voit à l’exécution des décisions du conseil exécutif, du Conseil d’administration et de l’assemblée générale ;

d) il préside les assemblées générales des membres et les réunions du Conseil d’administration ;

e) il est membre d’office de tout comité mis en place par le Conseil d’administration.

8.2 – LA VICE-PRÉSIDENCE

En cas d’absence ou d’incapacité d’agir de la présidence, la personne élue à la Vice-présidence le remplace et exerce tous ses pouvoirs et toutes ses fonctions.

8.3 – LE SECRÉTARIAT

Le membre élu au Secrétariat du conseil assiste aux assemblées générales des membres et aux réunions du Conseil d’administration et en approuve et signe les procès-verbaux. Il remplit toutes autres fonctions qui lui sont attribuées par les présents statuts et règlements ou par le Conseil d’administration.

En son absence lors d’une assemblée générale ou d’une réunion du Conseil d’administration, le Conseil d’administration procède à l’élection d’une personne ad hoc au secrétariat aux fins de remplir ses fonctions.

8.4 – LA TRÉSORERIE

Le membre élu à la Trésorerie du Conseil d’administration voit à la présentation des états financiers et des prévisions budgétaires lors de l’assemblée générale, et avec l’assistance de la direction générale, présente un rapport financier des plus précis aux réunions du Conseil d’administration. Lors de la réunion du Conseil d’administration précédant l’assemblée générale annuelle des membres, il doit fournir un état financier détaillé sur les finances de la Société préparé conformément à la Loi.

8.5 – L’ÉLECTION DES OFFICIERS

Dès sa première réunion suivant l’assemblée générale où l’élection s’est tenue, le Conseil d’administration doit élire les officiers de la Société. Ceux-ci sont choisis parmi les membres du conseil et élus selon la procédure qui suit.

Le conseil nomme un scrutateur qui procède à la mise en candidature et à l’élection en regard de chacun des quatre (4) postes à combler.

Chaque membre élu au Conseil d’administration fait connaître son intention de briguer un des postes d’officiers. Tout membre élu peut aussi proposer un autre membre du conseil pour un poste d’officier. Dans ce cas, le membre proposé doit accepter d’être mis en candidature.

Le scrutateur dresse une liste des candidats. Conformément à cette liste, il prépare un bulletin de vote identifiant les candidats et les postes qu’ils désirent pourvoir.

Dans le cas où un seul candidat se présente à un poste d’officier, le candidat est élu par acclamation lors de la réunion du conseil au cours de laquelle doit avoir lieu l’élection.

S’il y a plus d’un candidat, chaque administrateur exprime son vote à main levée, à moins qu’un membre ne demande la tenue d’un scrutin secret.

En pareil cas, le scrutateur recueille les bulletins de vote et procède au dépouillement du scrutin.

Dans tous les cas, le candidat ayant obtenu la majorité simple est élu, et ce, dans tous les cas et pour chaque poste d’officier considéré individuellement.

8.6 – VACANCES

Toute vacance d’un officier est comblée par une nomination en vertu de l’article 7.5.

 

9— LE CONSEIL EXÉCUTIF

9.1 – COMPOSITION

Le conseil exécutif est composé des quatre (4) officiers, soit les personnes à la Présidence, la Vice-Présidence, le Secrétariat et la Trésorerie. Le conseil exécutif peut inviter tout autre administrateur du conseil, et ce, de manière ponctuelle.

Le conseil exécutif se réunit au moins à quatre (4) occasions durant l’année en cours et peut être convoqué en tout temps et à tout endroit par l’un ou l’autre de ses membres.

9.2 – POUVOIRS

Le conseil exécutif s’assure, entre chacune des réunions du Conseil d’administration et avec le soutien et le concours de la direction générale, que les décisions du Conseil d’administration soient mises en œuvre et que les décisions appropriées soient prises pour la conduite des affaires de la Société. La présidence en fait rapport au Conseil d’administration.

Tous les actes du conseil exécutif devront être ratifiés par une résolution du Conseil d’administration.

9.3 – QUORUM ET VOTE

La présence d’au moins trois (3) officiers est requise pour qu’une réunion du conseil exécutif se tienne valablement.

Les décisions du conseil exécutif sont prises à la majorité simple des officiers.

9.4 – VACANCES

Dans le cas où un membre du conseil exécutif cesse d’être officier ou administrateur, il est automatiquement exclu de ce conseil. Le nouvel officier nommé par le Conseil d’administration restera en fonction pour la durée non écoulée du mandat du membre ainsi remplacé.

 

10— ADMINISTRATION

10.1 – DIRECTION GÉNÉRALE

Le Conseil d’administration nomme la personne responsable de la direction générale. Cette personne a la responsabilité de l’administration courante de la Société et voit à l’exécution des décisions prises par le Conseil d’administration. Elle a également la responsabilité du personnel à l’emploi de la Société.

Elle rend compte au Conseil d’administration des mandats qui lui sont confiés dans l’exercice de ses fonctions.

La personne agissant à la direction générale peut être invitée par le Conseil d’administration à participer à toutes les réunions du Conseil d’administration et du conseil exécutif, aux assemblées générales ainsi qu’aux comités que le Conseil d’administration peut créer, mais elle n’a pas droit de vote.

10.2 – EX-PRÉSIDENCE

L’ex-présidence du conseil doit se tenir à la disposition de la personne précédemment à son poste afin de voir à une transition adéquate des dossiers en cours. Il s'acquitte ainsi de toutes fonctions spécifiques que pourraient lui demander la nouvelle présidence ou qui sont requises pour la transition.

L’ex-présidence peut être invitée par le Conseil d’administration à participer à une ou l’autre des réunions du Conseil d’administration et du comité exécutif si une situation particulière le requiert.


11— DISPOSITIONS GÉNÉRALES

11.1 – ANNÉE FINANCIÈRE

L’exercice financier de la Société se termine le 31 décembre de chaque année ou à toute autre date déterminée par le Conseil d’administration.

11.2 – LIVRES ET COMPTABILITÉ

Le Conseil d’administration fait tenir, par la Trésorerie de la Société ou sous son contrôle, un ou des livres de comptabilité dans lequel ou dans lesquels sont inscrits tous les fonds reçus et les déboursés effectués par la Société, tous les biens détenus par la Société et toutes ses dettes et obligations, de même que toute autre transaction financière de la Société. Ces livres sont disponibles pour examen par chacun des membres du Conseil d’administration. Les membres sociétaires ont également droit d’obtenir une copie des états financiers du dernier exercice, certifiée conforme par la Trésorerie.

11.3 – ADMINISTRATION FINANCIÈRE

Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la Société sont signés par la personne à la présidence, ou par tout autre administrateur désigné à cette fin par le Conseil d’administration, et la direction générale.

11.4 – FRAIS JUDICIAIRES

Les administrateurs sont indemnisés et remboursés par la Société pour les frais et les dépenses qu’ils peuvent être appelés à engager au cours ou à l’occasion d’une poursuite judiciaire intentée contre eux par un tiers en raison d’actes posés dans l’exercice de leurs fonctions.

11.5 – SAISIE-ARRÊT

Les personnes à la Présidence, la Vice-présidence, le Secrétariat ou la Trésorerie sont autorisés à répondre à tous les brefs de saisie avant ou après jugement ou à toutes ordonnances judiciaires qui peuvent être signifiés à la Société, à signer tout affidavit nécessaire aux procédures judiciaires, à produire une défense aux procédures engagées contre la Société, à poursuivre ou à faire requête en pétition de faillite contre tout débiteur de la Société, à assister et à voter aux assemblées de créanciers et à accorder des procurations y relatives.